Schreibtisch mit Kalender, Autoschlüssel und Kugelschreiber

Corporate Carsharing-Verwaltung leicht gemacht mit verschiedenen Varianten der digitalen Fahrzeugöffnung

Im Fuhrparkmanagement begegnen Ihnen täglich die unterschiedlichsten Herausforderungen. Ein grundlegendes und bis zur zufriedenstellenden Lösung immer wiederkehrendes Problem ist die Bereitstellung der Poolfahrzeuge für den Nutzer und die damit einhergehende Fahrzeugöffnung. Und nicht erst, wenn Ihre Carsharing-Flotte eine gewisse Größe besitzt, kann eine digitale Lösung von CaranoCloud dabei sinnvoll unterstützen. Sie löst zwei der drängendsten Probleme des Corporate Carsharings sofort: Eine Bereitstellung der Fahrzeuge rund um die Uhr und das Überprüfen der Zugangsberechtigung des Nutzers. Digitale Lösungen sind nur im Paket mit einer webbasierten Buchungssoftware nutzbar. Eine solche Software entlastet Sie als Führungskraft, was das Fahrzeugmanagement angeht, und macht eine moderne Fuhrparkverwaltung erst möglich. Mit durchdachten Lösungen kann sie auch bei der Fahrzeugbereitstellung unterstützen.

Manuelle Schlüsselübergabe durch einen Mitarbeiter

In der Aufbauphase eines Car-Pools oder bei kleinen Fuhrparks kann man darauf zurückgreifen, Fahrzeuge persönlich an den Mieter zu übergeben. Das spart Kosten und kann oft auf dem kurzen Dienstweg gewährleistet werden. Mit wachsender Größe oder bei steigendem Anspruch an die Professionalität ist diese Variante jedoch bald ausgereizt: Selbst semi-digitale Zugangsmodalitäten mit Excel-Sheets oder über den Outlook-Kalender sind fehleranfällig, aufwendig, unübersichtlich, vor allem manipulierbar. Letzteres ist besonders schwerwiegend, wenn es um Beschädigungen an den Fahrzeugen geht.

Darüber hinaus ist eine zeitlich unabhängige, also 24/7 mögliche Schlüsselübergabe nicht zu gewährleisten – eines der größten Mankos, beim Corporate Carsharing, basiert das Modell doch gerade auf größtmöglicher Flexibilität.

Männerhand, die Autoschlüssel hält

Der digitale Schlüsselschrank

Die Nachteile der persönlichen Schlüsselübergabe mögen in manchen Fällen vernachlässigbar sein, einige Mitarbeiter werden von unübersichtlichen Buchungsvorgängen oder längeren Wartezeiten jedoch abgehalten, sich am unternehmenseigenen Fuhrpark zu beteiligen. Das wiederum wirkt sich auf die Auslastung und damit die Kostenkurve aus. Ein erster und vergleichsweise einfach umzusetzender Schritt in Richtung digitale Lösungen ist ein Schlüsselschrank von CaranoCloud. Die elektronisch gesicherten Schlüssel sind rund um die Uhr für den zugangsberechtigten Mitarbeiter mittels einer PIN oder eines RFID-Chip erreichbar, ohne Personalaufwand – einfach, sicher und bequem. Gebuchte Fahrzeuge werden im System blockiert und sich zeitlich überschneidende Buchungen ein und desselben Fahrzeugs vermieden; bei Verspätungen wird automatisch auf ein Ersatzfahrzeug verwiesen. Darüber hinaus können über Telematiklösungen Kilometerstand und der Tankfüllstand bzw. bei Elektrofahrzeugen der Ladestand ausgelesen werden. Eine gute und vor allem kosteneffiziente Alternative zur manuellen Fuhrparkverwaltung, für die es allerdings gewisse Standortbedingungen und Softwareunterstützung braucht. Je nach Größe des Schrankes ist ausreichend Platz nötig, außerdem muss der Schrank in unmittelbarer Nähe des Fahrzeugpools fest in Boden oder Wand verankert werden können.

Digitaler Fahrzeugzugang – Schlüsselbox und Smartphone

Wenn Sie an Ihrem Standort nicht die nötige Infrastruktur für einen Schlüsselschrank besitzen oder sich die digitalen Möglichkeiten noch umfassender zu Nutze machen wollen, bietet CaranoCloud eine portable Schlüsselbox zur Installation im Fahrzeug an. Die Box wird fest, aber reversibel in alle handelsüblichen Fahrzeugmodelle verbaut und an den Zigarettenanzünder angeschlossen; der Schlüssel kann zur Fahrzeugzündung entnommen werden. Ein integrierter Akku überbrückt bis zu vier Wochen ohne Strom. Der Nutzer greift selbständig über eine App auf das Fahrzeug öffnen und schließen, nachdem er über das Buchungssystem authentifiziert wurde. Ein Pluspunkt vor allem, wenn Ihr Fuhrpark auf mehrere Standorte verteilt oder gar standortunabhängig sein soll.

Mit einer Schlüsselbox und der dazugehörigen App verringert sich der Administrations- und Personalaufwand bei der Fuhrparkverwaltung um ein Vielfaches, gleichzeitig ist die Plug-and-Play-Lösung einfach zu installieren und mit den meisten webbasierten Flottenlösungen kompatibel. Sie erreichen ein Maximum an Kontrolle und Sicherheit bei weniger Aufwand, besserer Auslastung und bieten dem Nutzer Transparenz und vollkommene Flexibilität.

Ein weiterer Vorteil dieser Variante der digitalen Fahrzeugöffnung: Eine Diebstahlversicherung ist im Preispaket enthalten.

Männerhand, die ein Smartphone mit einer offenen App-Anwendung hält

Digitaler Fahrzeugzugang – festverbaute Hardware und Smartphone

Eine vollumfänglich digitale Lösung mit echtem Mehrwert für Ihren Fuhrpark ist die leistungsstarke Hardwarekomponente von CaranoCloud. Die Eckdaten sind vergleichbar mit denen der portablen Schlüsselbox: Mit einer benutzerfreundlichen App erhält der Mieter nach dem Buchungsvorgang selbsttätig via Smartphone oder RFID-Chip Zugriff auf das Fahrzeug; die unsichtbar verbaute Hardware ist standortunabhängig und kompatibel mit den meisten webbasierten Corporate Carsharing-Verwaltungssystemen. Doch diese Digitallösung bietet weit mehr Vorteile.

  • Sie erhöht die Sicherheit, da die Box die elektronische Wegfahrsperre blockiert.
  • Und sie übernimmt alle Funktionen und Abläufe während des Buchens und Öffnens im Fahrzeug und übermittelt relevante Daten an den verbundenen Server

All das lässt sich schnell und einfach an Ihre bereits vorhandene Digitallösung angliedern. Diese Variante ist auf der Preisskala ein wenig höher angesetzt, bietet dafür aber auch den größtmöglichen Komfort. Einmal verbaut, lassen sich die Systeme nur unter größeren Umständen wieder aus den Fahrzeugen entfernen.

Digital vor analog – die verschiedenen Varianten der Fahrzeugöffnung

Für welche digitale Lösung der Fahrzeugöffnung Sie sich entscheiden, hängt ganz von den Ansprüchen ab, die Sie an eine webbasierte Fuhrparkverwaltung haben. Die Vorteile liegen dabei eindeutig auf Seiten der digitalen. Neben den vielfältigen anderen Aufgaben, die Sie als Fuhrpark-Manager haben, sollte gerade der zeitintensive und fehleranfällige Bereich der Fahrzeugbereitstellung effizient und kostensensibel erledigt werden. Themen wie Sicherheit, Kontrolle und Auslastung sind wichtige Schlüsselbegriffe, die Sie mit einer digitalen Variante bestens im Griff haben.