Corporate Carsharing mit Hilfe eines digitalen Schlüsselschranks führt zu einer effizienteren Poolfahrzeugverwaltung

Innovative und effiziente Poolfahrzeug-Verwaltung mit CaranoCloud und dem digitalen Schlüsselschrank

Mobilität im Unternehmen nachhaltig und effizient zu gestalten, das wird von einem modernen Fuhrpark mit Poolfahrzeugen erwartet. Dabei sind die Herausforderungen häufig analoger Natur: Das Bereitstellen von intakten Fahrzeugen zu den gewünschten Fahrzeiten, die Dokumentation technischer Daten sowie die Ausgabe und Rückgabe des gemieteten Fahrzeuges an den Mitarbeiter, um nur einige zu nennen. Alles in allem ist der reibungslose Ablauf der Buchung durch den Mitarbeiter und die sinnvolle Auslastung eines Fuhrparks mit einem beträchtlichen Verwaltungs- und Personalaufwand verbunden.

Eine sichere und bequeme Lösung bietet Ihnen die Verwaltungs-Plattform CaranoCloud. Reservierung, Buchung und Übersicht über alle relevanten Daten mit nur wenigen Klicks über Website und App sind die bekannten Vorteile eines digitalen Fuhrpark-Managements. Noch effektiver lässt es sich mit einem digitalen Schlüsselschrank gestalten. Denn ein gebuchtes Auto ausgeben und zurücknehmen, das kann selbst die fortschrittlichste IT-Lösung (noch) nicht. Personalkosten und Verwaltungsaufwand sind jedoch gerade an dieser Stelle besonders hoch, wenn Fahrzeugschlüssel – zumal außerhalb der regulären Arbeitszeiten – persönlich übergeben und wieder entgegengenommen und Kilometerstand und eventuelle Schäden notiert werden müssen. Im Schlüsselwust verliert man schnell den Überblick oder es entstehen Lücken in der Dokumentation. Oft greift man aus Mangel an Alternativen darauf zurück, Schlüssel zu hinterlegen, was jedoch nicht weniger umständlich oder fehleranfällig ist. Im schlimmsten Fall droht der Verlust von Schlüsseln; die Sicherheitsbedenken bei einem solchen Vorgehen sind offensichtlich. All das ist nicht zuletzt für den Mitarbeiter mit Umständen und Umwegen verbunden, so manchen mag es gar von der Nutzung des Fahrzeug-Pools abschrecken. Eine rege Beteiligung der Mitarbeiter am Corporate Carsharing ist jedoch notwendig für die hohe Auslastung der Flotte.

Digital statt manuell – Schlüsselausgabe leicht gemacht

Ein digitaler Schlüsselschrank bietet eine komfortable Lösung zur optimierten und kostensensiblen Ausgabe der Pool-Fahrzeuge. Er ersetzt erfolgreich und gewinnbringend für Unternehmen und Mitarbeiter die manuelle Verwaltung der Fahrzeuge. In Verbindung mit einer IT-basierten Lösung für das Pool-Management wie CaranoCloud erfolgt die Schlüsselaufbewahrung platzsparend, sicher und zentral am Abstellplatz der Pool-Fahrzeuge; die Ausgabe und Rücknahme ist rund um die Uhr möglich, da der Schrank vollautomatisch und selbsttätig vom autorisierten Fahrer geöffnet werden kann.

Die Funktionsweise eines digitalen Schlüsselschrankes ist intuitiv und bequem, was besonders bei der Neueinführung einer automatisierten Fuhrpark-Verwaltung die Akzeptanz unter Verantwortlichen und Mitarbeitern erhöht. Nach erfolgter Reservierung des gewünschten Fahrzeuges über die Website oder App, kann der Nutzer mit der ihm zugeteilten PIN oder aber mit Hilfe eines RFID-Chips (z.B. am Firmenausweis) den Schlüsselschrank öffnen und den entsprechenden Schlüssel für das gebuchte Fahrzeug entnehmen. Der für den Nutzer vorgesehene Schlüssel gibt ein kleines Lichtsignal ab, sodass der Nutzer sofort den richtigen Schlüssel erkennt – Alle anderen Schlüssel sind nicht zugänglich, was ein Höchstmaß an Sicherheit garantiert. Der Buchungsvorgang ist automatisch abgeschlossen, wenn der Fahrzeugschlüssel wieder im Schlüsselkasten steckt.

Mit Corporate Carsharing geben Sie Ihrer Unternehmensmobilität neue Impulse

Zusätzlich unterstützt der Schrank in Symbiose mit CaranoCloud das Management auch bei der Verwaltung der Pool-Fahrzeuge und weist damit einen weiteren Schritt in Richtung Effizienz: Ist ein Fahrzeug unterwegs, wird es im System blockiert, so dass es von keinem anderen Nutzer reserviert werden kann. Doppelbuchungen und der damit zusammenhängende Ärger und Aufwand werden zuverlässig vermieden. Für die Mitarbeiter bedeutet das Transparenz und Flexibilität. Wenn sich ein Fahrzeug verspätet, wird durch die Software ein freies Ersatzfahrzeug gesucht und gebucht. Wieder stehen eine hohe Auslastungsquote und ein positives Nutzererlebnis an erster Stelle.

Unter Berücksichtigung von Datenschutz und Persönlichkeitsrechten der Mitarbeiter lässt sich die Synergie zwischen CaranoCloud und dem digitalen Schlüsselschrank weiter optimieren. Durch den Einsatz von Telematik können Fahrzeugdaten ausgelesen werden. Neben zurückgelegter Wegstrecke und entsprechend dem Kilometerstand – wichtige Parameter für Wartung, Leasing und Versicherungszwecke – können auch Tankfüllung bzw. Ladezustand bei Elektroautos über die Software dargestellt werden. Gerade bei Elektroautos ist dies ein wesentliches Kriterium für eine Anmietung, bei kürzeren Fahrten können Fahrzeuge mit geringem Ladezustand angeboten, für längere Fahrten blockiert werden. Im Fall eines Unfalls kann der Fahrer den Schaden über eine mobile App melden, die dann wiederum den Fuhrparkleiter informiert.

Mit dem digitalen Schlüsselschrank in Verbindung mit CaranoCloud erwartet Sie eine optimale Ergänzung Ihrer webbasierten Poolverwaltung. Es entsteht ein zentrales Tool für Leitungsebene und Mitarbeiter, das sich auf beiden Seiten durch Effizienz, Bedienfreundlichkeit und Transparenz auszeichnet. Für die Mitarbeiter sinkt durch die unkomplizierte Handhabung die Hemmschwelle, das Corporate Carsharing zu nutzen, was sich direkt und geldwert auf die Auslastungsquote und damit auf die Kostenbilanz Ihres Unternehmens auswirkt. Sicherheit, lückenlose Dokumentation und eine ständige Erreichbarkeit ohne höhere Personalkosten, sondern mit der Freisetzung von Ressourcen: So sieht eine moderne und effiziente Fuhrpark-Verwaltung aus.