Nahaufnahme eines deutschen Führerscheindokuments

Die elektronische Führerscheinkontrolle im Fuhrpark – Das gilt es beim Datenschutz zu beachten

Es ist die Pflicht eines jeden Unternehmens, welches als Halter Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellt, in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren, ob die Fahrer im Fuhrpark eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Das analoge Prüfen der Führerscheine ist stets mit hohem Aufwand verbunden. Um die Arbeit im Fuhrpark zu erleichtern, gibt es heutzutage verschiedene technische Lösungen, wie z.B. die elektronische Führerscheinkontrolle, mit der Sie Zeit und Kosten sparen.

Doch wie verhält es sich hier mit dem Thema Datenschutz? Was sollte der Fuhrparkleiter bei der Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle beachten? Diese und weitere Fragen rund um das Thema Datenschutz und die elektronische Führerscheinkontrolle beantworten wir im folgenden Blogbeitrag.

Wozu eigentlich die elektronische Führerscheinkontrolle?

Die Führerscheinkontrolle gehört zu den Halterpflichten und ist gemäß § 21 (StVG) gesetzlich vorgeschrieben. Laut Gesetzgeber muss in jedem Fuhrpark in regelmäßigen Abständen die Aktualität des Führerscheins kontrolliert werden, wobei das Wort „regelmäßig“ hier auch recht flexibel gehandhabt wird. Als Fuhrparkverantwortlicher empfiehlt es sich daher, die Führerscheine alle 6 Monate zu prüfen.

Datensicherheit laut DSGVO

Die DSGVO gilt seit Mai 2018 und besagt, dass alle personenbezogenen Daten, wenn einmal erhoben, nicht an Dritte weitergegebenen werden dürfen. Bei einem Verstoß gegen die DSGVO drohen zum Teil sehr empfindliche Strafen.

Die elektronische Führerscheinkontrolle und der Nachweis, dass die Führerscheine der Fahrer aktuell sind, müssen die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen. Seit Inkrafttreten dieser Verordnung müssen Unternehmer von sich aus nachweisen, warum sie bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten. Zudem muss belegt werden, wie diese Verarbeitung erfolgt und welche Sicherheitsmaßnahmen diese Daten schützen. Auch der Fuhrpark hat sich an diese Regelungen zu halten. Das bedeutet, dass die elektronische Kontrolle der Führerscheine stets datenschutzkonform sein muss. Jeder Mitarbeiter hat somit das Recht nachzufragen, welche Daten zu welchem Zweck von Ihm erhoben werden und wie lange diese Daten gespeichert werden.

Die Mitarbeiter haben also stets das Recht zu erfahren, zu welchem Zweck und über welchen Zeitraum die Daten gespeichert werden. Zudem haben Sie auch das Recht auf die Löschung der erhobenen Daten. Die elektronische Führerscheinkontrolle mit der Liva-App erfüllt alle datenschutzrechtlichen Anforderungen und die Vorschriften zur Auftragsdatenverarbeitung. Alle Mitarbeiterdaten sind dank verschlüsselter Anbindung sicher gespeichert. So können Sie als Fuhrparkleiter stets sicher sein, dass in Ihrem Fuhrpark alle datenschutzrechtlichen Regelungen an die Auftragsdatenverarbeitung erfüllt werden und sparen sich Zeit und Kosten.

Vorhängeschloß

Die elektronische Führerscheinkontrolle und die DSGVO

Natürlich lässt sich die elektronische Führerscheinkontrolle auch manuell vornehmen, das setzt jedoch die Terminkoordination und Abstimmung mit den einzelnen Fahrern voraus. Während dieses Vorgehen bei kleinen Fuhrparks mit nur wenigen Fahrern noch machbar ist, so wird das Ganze schon ab einer Anzahl von gut einem Dutzend Fahrern  kompliziert. Aber nicht nur der zeitliche Aspekt, auch die Dokumentation der Kontrolle stellt so manchen Fuhrparkverantwortlichen vor Herausforderungen. Dabei müssen alle Fahrer ihre Führerscheine im Original beim Fuhrparkleiter vorzeigen. Dieser wird daraufhin auf die Echtheit und die Gültigkeit überprüft. Anschließend unterzeichnen beide einen Kontrollnachweis und eine Verpflichtung, dass der Fahrer den Fuhrparkleiter bei Verlust des Führerscheins in Kenntnis zu setzen hat. Nach erfolgreicher Dokumentation wird diese dann archiviert. Schon bei der Archivierung der Daten gibt es strenge Datenschutzregeln, die viele Fuhrparkverantwortliche nicht kennen oder nicht beachten. So muss der Fuhrparkleiter bzw. die autorisierte Person, die die Führerscheinkontrolle durchgeführt hat, die gesammelten Daten so archivieren, dass sie nicht für unbefugte Dritte zugänglich sind.

Eine rechtliche Grauzone stellt das Kopieren des Führerscheins bei der Führerscheinkontrolle dar: Während dies in vielen Fuhrparks zwar gängige Praxis ist, so wird das Kopieren im engeren Sinn auch schnell mal als Dokumentenfälschung angesehen. Hier kann die elektronische Führerscheinkontrolle helfen, die Daten sicher und DSGVO-konform zu sammeln und zu archivieren.

Die elektronische Führerscheinkontrolle mit der Liva App

Ihr Fuhrparkmanagement zieht vielfach Vorteile aus der elektronischen Führerscheinkontrolle. Nicht nur sparen Sie Geld durch sinkende Prozesskosten, sondern insbesondere auch wichtige Zeit, die Sie besser für das Kerngeschäft nutzen können, da die Dokumentation der Kontrolle automatisch und rechtssicher erfolgt. Zusätzlich profitiert auch der Fahrer, da er die Kontrolle so bequem per App mit dem Smartphone durchführen kann. Die elektronische Führerscheinkontrolle mit der Liva-App von Carano ermöglicht jederzeit und ortsunabhängig die Führerscheine der Mitarbeiter zu prüfen und die Ergebnisse revisions- und datenschutzsicher zu dokumentieren. Durch das Liva-Tag auf dem Führerschein erfolgt die Prüfung dezentral und die Ergebnisse sind in der Liva-Cloud für die Fahrzeughalter verfügbar. So erfolgt die Prüfung aller Führerscheine stets termingerecht, auch von Außendienst- und Servicemitarbeitern an dezentralen Standorten. Der Fuhrparkleiter hat jederzeit einen Überblick über den Prüfstatus aller Fahrer und erhält automatische Erinnerungen.

Datensichere Verarbeitung mit CaranoCloud

Bei der Auswahl eines Anbieters für die elektronische Führerscheinkontrolle sollten Sie in jedem Fall nachfragen, wo Ihre Daten werden. Laut §11 Bundesdatenschutzgesetz bzw. Art. 28 EU-DSGVO ist bei der Auswahl des Anbieters darauf zu achten, ob die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters die Anforderungen an eine datensichere Auftragsdatenverarbeitung erfüllen.

Fazit

Das Thema Datenschutz wird in Zeiten immer größer werdenden Datenmengen mehr und mehr zum Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Einführung neuer Tools und Technologien geht. Wenn Sie sich für die elektronische Führerscheinkontrolle entscheiden, muss permanent sichergestellt sein, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, sonst müssen Sie unter Umständen mit hohen Bußgeldern rechnen.

Mit der elektronische Führerscheinkontrolle in CaranoCloud sorgen Sie in Ihrem Fuhrpark für Rechtssicherheit, sparen sich eine aufwendige Terminverwaltung und agieren so kostensensibel. Wenn Sie mehr Informationen über die elektronische Führerscheinkontrolle möchten, dann finden Sie in unserem Blogartikel alles Wissenswerte dazu.