Fuhrparkverwalter am PC

Wie Unternehmen das Fuhrparkmanagement organisieren sollten

Firmenwagen im Fuhrpark müssen einen bestimmten Nutzen erfüllen oder repräsentativ sein – im besten Fall werden sie beiden Anforderungen gerecht. In erste Linie aber dienen die Fahrzeuge dazu, den Fahrer mitsamt Material sicher ans Ziel zu bringen. Für viele Unternehmen ist die Unternehmensmobilität eine große Herausforderung, denn sie bedarf eine weitsichtige Organisation und Steuerung, die nicht nur die Sicherstellung der Mobilität selbst im Blick hat, sondern auch gewährleistet, dass die Flotten kosteneffizient verwaltet werden.

Ob als notwendiges Fortbewegungsmittel für Dienstreisen und Kundenbesuche oder als Option bei der Gehaltsverhandlung: Dienstwagen sind ein fester Bestandteil im Alltag von Millionen Fach- und Führungskräften in Deutschland. Aus Sicht der Unternehmen ist es mit der Anschaffung der Fahrzeuge allein aber nicht getan, sie ist vielmehr ein erster Schritt. Die gesamte Verwaltung der Dienstfahrzeuge im Fuhrpark beinhaltet viele weitere Teilbereiche, die nahtlos strukturiert sein müssen. Welche das genau sind und warum der Fuhrparkverwalter Dreh- und Angelpunkt all dieser Bereiche sein sollte, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Die vielfältigen Aufgaben eines Fuhrparkmanagers

Die Organisation eines Fuhrparks ist komplex und nicht selten unterschätzen viele Firmen den Aufwand, den selbst eine kleine Flotte nach sich zieht. In vielen Fällen koppeln Unternehmen die Verwaltung des Fuhrparks an den Vertrieb oder an Human Resources. Wir empfehlen jedoch für die Verwaltung der Flotte einen separaten Ansprechpartner, also einen Fuhrparkverwalter einzusetzen, der die gesamte Koordination – angefangen von der Beschaffung der Fahrzeuge über den Ablauf der Pflichttermine bis hin zum Verkauf – alle Prozesse steuert.

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen unzureichende Kapazitäten oder Kompetenzen für diese Position geben, so haben Sie auch die Möglichkeit, den Steuerung des Fuhrparks an einen externen Dienstleister zu übertragen.

Die Hauptaufgabe eines Fuhrparkleiters ist es, alle Kosten, die den Fuhrpark und dessen Fahrzeuge betreffen, im Blick zu behalten und den Fuhrpark wirtschaftlich effizient zu führen.  Die Verantwortlichkeit eines Fuhrparkleiters  erstreckt sich über die Verwaltung der Fahrzeuge, die Bereitstellung der Fahrzeuge für die Fahrer und/oder Organisationseinheiten, die Organisation von Wartung, Reparatur und Reifen, die Versicherung und die Abwicklung der Betankungen sowie die Beschaffung und ggf. den Verkauf von Fahrzeugen sowie das Kraftstoffmanagement.

Auch kann die Koordination eines weiteren Dienstleisters, der z.B. die Reinigung der Fahrzeuge übernimmt, in das Aufgabengebiet des Fuhrparkmanagers fallen. Aufgrund des vielseitigen Aufgabenspektrums eines Fuhrparkleiters und der vielen Daten, im die Fuhrpark zusammenlaufen greifen viele Unternehmen auf technische Unterstützung in Form von Fuhrparksoftware.

 

Ein Fuhrparkmanager hat viele datengetriebene Aufgaben, die mit einer Software-Lösung von Carano vereinfacht werden können

Den Fuhrpark ausstatten und steuern – von Car Policy bis zu Corporate Carsharing

In welchen Fahrzeugen die Mitarbeiter eines Unternehmens unterwegs sind, kann einen großen Einfluss auf die externe Wahrnehmung des Unternehmens haben. Kommt der Geschäftsführer eines Herstellers von Luxusgütern in einem ungepflegten Kleinwagen beim Kunden vorgefahren, könnte das ebenso für Verwunderung sorgen, wie wenn der Vertreter einer Umweltorganisation in einem wuchtigen SUV unterwegs ist. Durch die entsprechenden Car Policy regeln Unternehmen, welche Mitarbeitergruppen welche Fahrzeuge fahren dürfen.  Das erleichtert zum einen die Beschaffung der Fahrzeugmodelle, sondern erspart auch so manche Diskussion unter den Mitarbeitern.

Wenn die Art des Dienstwagens keine Rolle spielt und es lediglich darum geht, die Unternehmensmobilität für möglichst viele Mitarbeiter zu gewährleisten, kann Corporate Carsharing eine gute Alternative darstellen. Poolfahrzeuge sind flexibel und ermöglichen eine hohe Auslastung der Flotte. Auch ist hier eine Integration von E-Mobilität gut machbar, denn Elektrofahrzeuge rentieren sich bei einem hohen Auslastungsgrad bereits nach wenigen Jahren.

Den Fuhrpark managen: Tools und Software als Alternative zu Excel

Fahrzeuge sind nicht nur kapitalintensiv, die Anforderungen an den Fuhrpark und die Unternehmensmobilität steigen, was sich wiederum auch auf die Aufgaben des Fuhrparkleiters auswirkt. Viele Prozesse, die mittlerweile vollständig automatisiert ablaufen, lassen sich meist nicht mehr in Excel-Tabellen abbilden. Um möglichst alle Datenmengen differenziert zu analysieren und auszuwerten, um so mögliche Einsparpotenziale zu erkennen, ist eine umfassende Fuhrparkmanagement-Software unabdingbar.

Generell gilt: Je mehr Fahrzeuge vorhanden sind, desto wichtiger ist die Entlastung und die Unterstützung bei der Organisation und Durchführung sowie abschließender Prüfung auf Einhaltung der gesetzlichen Termine. Die Grundlage für modernes Fuhrparkmanagement ist das Treffen von Entscheidungen anhand von detaillierten Datenanalysen. Nicht nur die klassischen Datenquellen wie Tankdaten, elektronische Eingangsrechnungen,  sondern zunehmend auch der Einsatz von Telematik-Einheiten bilden die Basis für Auswertungen, welche Aussagen über den effizienten Einsatz der Fahrzeuge, die Anpassung von Lieferantenverträgen, die Steuerung des Fahrerverhaltens im Hinblick auf ökologisches Verhalten etc. ermöglichen.

Wer darf was: rechtliche Fragen und Halterhaftung für Fuhrparkbetreiber

Ein zentrales Thema des Fuhrparkmanagements ist die Halterhaftung. Diese liegt zunächst einmal bei der Unternehmensführung. Die Geschäftsführung kann die Haftung auf den Fuhrparkmanager übertragen. Bei der Delegation ist darauf zu achten, dass der Manager fachlich für diese Aufgabe geeignet ist. Ist er es nicht, liegt eine unwirksame Delegation vor und die Unternehmensführung ist weiterhin in der Halterverantwortung.

Zu den weiteren Pflichten eines Fuhrparkbetreibers gehört selbstverständlich die Führerscheinkontrolle sämtlicher Fahrer. Das gilt nicht nur bei Mitarbeitern mit einem eigenen Dienstfahrzeug, sondern auch für sämtliche Angestellte, die einen Zugang zu Poolfahrzeugen haben. Außerdem muss das Unternehmen die Arbeitszeitregelung beachten. Unter Umständen gilt die Fahrt mit dem Dienstfahrzeug als Arbeitszeit. Ob dies so ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, wie der Frage, ob für die Reise auch ein öffentliches Verkehrsmittel hätte gewählt werden können. Für das Festhalten der betrieblichen als auch privaten Fahrzeiten, eignet sich ein Fahrtenbuch, um nicht der 1%-Regelung zu unterliegen. Wer nicht die nötige Disziplin für eine manuelle Pflege des Fahrtenbuchs aufbringen möchte, für den gibt es mittlerweile praktische Alternativen in Form von Software, die die Fahrt automatisch aufzeichnet.

Egal ob interne oder externe Fuhrparkverwaltung – viele Fuhrparkmanager werden heute von digitalen Tools und Softwareanwendungen unterstützt, die ehemals manuelle Abläufe in kurzer Zeit automatisieren und somit auch vereinfachen können. Die Entscheidung, welche Anwendung zum Tragen kommt, hängt dabei meist von der Ausrichtung und Größe des Fuhrparks ab und will gut überlegt sein.

Bei der Anwendung von Fuhrparkmanagement-Software gilt selbstverständlich auch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier ist besonders auf die ordnungsgemäße Speicherung und Nutzung der persönlichen Daten der Fahrer zu achten.