Verschiedene Poolfahrzeuge auf einem Parkplatz

Poolfahrzeugverwaltung –  so optimieren Sie die Auslastung Ihrer Flotte

Häufig sind Arbeitgeber im Unternehmen auf Fahrzeuge angewiesen. Deshalb stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung. Nicht immer erhält jeder Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug, stattdessen gibt es Poolfahrzeuge, die jeder Mitarbeiter nach Belieben buchen und nutzen kann. Doch was genau ist der Vorteil von Poolfahrzeugen im Fuhrpark? Wie lassen sich Poolfahrzeuge bestmöglich in die Flotte integrieren und zusätzlich Fuhrparkkosten minimieren? In diesem Beitrag erfahren Sie alles rund um das Thema Poolfahrzeugverwaltung.

Was genau ist eigentlich ein Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist ein Fahrzeug, dass von mehreren Personen genutzt werden kann. Es handelt sich also um einen nicht fest zugewiesenen Dienstwagen. Ein Fuhrpark kann sowohl komplett als auch nur teilweise aus Poolfahrzeugen bestehen. Meistens regelt jedes Unternehmen anhand der Car Policy welche Fahrzeuge als Poolfahrzeuge dienen und welche Mitarbeiter einen festen Dienstwagen erhalten. Im direkten Vergleich mit herkömmlichen Dienstwagen, die nur von einer Person gefahren werden, sind Poolfahrzeuge häufiger im Einsatz und somit stärker ausgelastet. Das heißt, sie werden öfter und somit auch effizienter genutzt. Es gibt weniger Leerlaufzeiten, in denen die Fahrzeuge ungenutzt auf dem Betriebsgelände stehen und die Mitarbeiter können Ihre Mobilität flexibel gestalten. Laut Schätzungen rentieren sich die Kosten bereits bei einem kleinen Fahrzeugpool: Mit einer höheren Auslastung kann die Effizienz des Fuhrparks um bis zu 30 Prozent gesteigert werden.

Was bedeutet Poolfahrzeugverwaltung?

Die Verwaltung von Poolfahrzeugen verhält sich ähnlich wie die von herkömmlichen Dienstfahrzeugen, meist durch einen Fuhrparkleiter oder einer anderen berechtigten Person im Unternehmen, die schriftlich festgelegt wird und dann für den Fuhrpark einschließlich der Betreuung der Poolfahrzeuge zuständig ist.

Wie lassen sich Poolfahrzeuge buchen?

Die Poolfahrzeugverwaltung kann schnell unübersichtlich werden: Wann ist welches Fahrzeug im Einsatz, wie hoch ist die Auslastung eines bestimmten Wagens usw. Daher bietet sich hier Software-Unterstützung an, mit deren Hilfe sowohl die Mitarbeiter als auch der Fuhrparkleiter stets einen Überblick über die Buchungen und die Gesamtauslastung des Fahrzeugpools hat. Eine Corporate Carsharing-Software deckt Lücken in der Auslastung auf und kann unterstützen, die Gesamtkosten des Fuhrparks zu optimieren. Auch wenn es um die Beschaffung weiterer Fahrzeuge geht, kann eine Software wichtige Erkenntnisse liefern. Denn in vielen Fällen, lässt sich die Gesamtanzahl der Fahrzeuge deutlich reduzieren, ohne dass die Effizienz des Fuhrparks darunter leidet.

Die Buchungsplattform von CaranoCloud ermöglicht es mit nur wenigen Klicks, Ihre Poolfahrzeuge zu verwalten, anstehende Termine einzusehen und die Auslastung auszuwerten. Ob als digitale Ablage für Vertrags- und Fahrzeugdaten oder zur Überwachung von Terminen – die Poolfahrzeugverwaltung von CaranoCloud bietet maximale Transparenz und Kosteneffizienz.

Frau, die auf dem Smartphone ein Poolfahrzeug bucht

Wie verhält es sich mit den Kosten eines Poolfahrzeuges?

Poolfahrzeuge werden entweder über einen Tages- oder Stundensatz sowie der Anzahl der gefahrenen Kilometern abgerechnet. Wenn ein Poolfahrzeug auch privat genutzt wird, empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuchs oder aber die Abrechnung über die Ein-Prozent-Regelung.

Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen

Die Führerscheinkontrolle ist genauso Pflicht bei Poolfahrzeugen wie bei fest zugewiesenen Dienstfahrzeugen. Diese Pflicht liegt bei dem Halter des Fahrzeuges, das bedeutet der Fuhrparkleiter hat sicherzustellen, dass alle Fahrer stets über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen.

Bei kleineren Flotten lässt sich die Führerscheinkontrolle mit manuellen Kontrollen noch gut durchführen, doch bei einer größeren Anzahl an Fahrzeugen ist ein elektronisches Kontrollsystem sinnvoll. Die Führerscheinkontrolle mittels App auf dem Smartphone ist eine neuartige und zugleich effiziente Methode, die Führerscheine im Fuhrpark zu prüfen. Die neueste Generation der elektronischen Führerscheinkontrolle bietet zudem dank verschlüsselter Anbindung eine sehr hohe Datensicherheit. Der Vorgang ist ganz einfach: Ein NFC-Siegel (NFC) wird an den Führerschein angebracht, damit die Daten über anstehenden Kontrolltermine in CaranoCloud übertragen werden können. Der Fahrer nutzt dann die App, um das NFC-Siegel (NFC) einzulesen. Durch die automatische Erinnerung an den Fahrer entfällt die aufwendige Terminkoordination, was gerade bei dezentral organisierten Fuhrparks viel Zeit und Kosten spart.

Fahrerunterweisung und UVV-Prüfung bei Poolfahrzeugen

Genau wie bei fest zugeschriebenen Fahrzeugen ist auch die Fahrerunterweisung und die regelmäßige Kontrolle des Dienstwagens zu berücksichtigen. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber gemäß der DGUV Vorschrift 70. Die Regelung besagt, dass Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Dienstfahrzeuge überlassen, diese einmal jährlich im sicheren Umgang mit dem Fahrzeug unterweisen müssen. Bei der Unterweisung von Poolfahrzeugen sind lediglich mehr Nutzer zu informieren. Um dies so einfach wie möglich zu gestalten, empfiehlt sich eine Unterweisung per E-Learning. So entfällt eine aufwändige Terminkoordination und alle Ergebnisse werden lückenlos dokumentiert.

 

Privatnutzung von Poolfahrzeugen und geldwerter Vorteil für Arbeitnehmer

Wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern ein Poolfahrzeug zur Verfügung stellt und ein geldwerter Vorteil vermieden werden soll, dann legt man dies in einem ausdrücklichen Verbot der privaten Nutzung schriftlich fest (Vgl. H 8.1 (9-10) Anscheinsbeweis LStH 2011). Wenn das Unternehmen ein solches Verbot nicht erteilt, kann die Fahrzeugnutzung zu einem geldwerten Vorteil führen. Eine Autofahrt zwischen der Wohnung und der Arbeit bedeutet nicht zwingend eine Privatnutzung des Poolfahrzeuges, da diese Fahrten zur sogenannten Erwerbssphäre zählen (Vgl. Urteil vom 6.10.2011, Az. VI R 56/10).

Wenn das Unternehmen die Privatnutzung des Fahrzeuges allerdings erlaubt, dann greift nach BFH die 1-Prozent-Regelung (Vgl. Urteil 15.5.2002, Az: VI R 132/00). Der geldwerte Vorteil ist fahrzeugbezogen und nicht personenbezogen. Deshalb wird der geldwerte Vorteil zwischen allen Nutzern des Fahrzeuges je nach Nutzung ausgegeben. Um dies möglichst genau zuzuordnen, ist die Verwendung eines Fahrtenbuches sinnvoll.

Bitte beachten Sie: Die Inhalte dieses Beitrages beinhalten keine rechtliche Sicherheit, stellen keine Rechtsberatung dar und es kann sich in Streitfällen nicht darauf berufen werden. Wenden Sie sich bei Unklarheiten oder Rechtsstreitigkeiten bitte an einen Anwalt. 

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