weißer Kleintransporter in einem modernen Fuhrpark

Wie Unternehmen das Fuhrparkmanagement organisieren sollten

So organisieren Sie Ihren Fuhrpark richtig!

Firmenwagen im Fuhrpark müssen einen bestimmten Nutzen erfüllen oder repräsentativ sein oder am besten beides zugleich. In erster Linie aber müssen sie ihre Fahrer mitsamt Material sicher ans Ziel bringen. Ein gutes Flottenmanagement hat dabei zwei Dinge ständig im Blick: Die Mobilität der Mitarbeiter muss gewährleistet sein und die Kosten im Griff behalten werden.

Ob als notwendiges Fortbewegungsmittel für Dienstreisende und Kundenbesuche oder als Option bei der Gehaltsverhandlung: Dienstwagen sind ein fester Bestandteil im Alltag von Millionen Fach- und Führungskräften in Deutschland. Aus Sicht der Unternehmen ist es mit der Anschaffung aber nicht getan. Tankquittungen und -karten, Fahrtenbücher sowie Reparaturbelege müssen organisiert und ausgewertet werden.

Das nötige Fuhrparkmanagement erledigt dabei besten Falls entweder eine eigene Abteilung oder zumindest ein Fuhrparkmanager. Bei manchen Firmen wird dieser Bereich auch an einen externen Dienstleister ausgelagert.

Das primäre Ziel aller Fuhrparkleiter lautet: Die Mobilität der Mitarbeiter zu ermöglichen und sicher zu stellen – und das zu möglichst geringen Kosten. Das wird erreicht durch eine höhere Selbstbeteiligung bei der Versicherung, den Umstieg auf günstigere Hersteller und Modelle oder auf kleinere, umweltfreundlichere Antriebe. Darüber hinaus wird dies durch eine bessere Auslastung der vorhandenen Fahrzeuge erreicht. Hier können Software-Tools Aufschluss durch aussagekräftige Auswertungen bieten.

Ein wichtiger Schritt für den Fuhrparkmanager ist es, alle Kosten, die mit den Fahrzeugen des Unternehmens zu tun haben, auf der Sammelkostenstelle „Fuhrpark“ zusammenzuführen. Dazu gehören Reinigungs- und Pflegemittel, Reifen und Ersatzteile sowie Werkzeugkosten, Reparatur- und Wartungskosten, aber auch Abgaben wie Kfz-Steuern und Versicherungen. Auch die Ausgaben für Zulassung und Abmelden fallen hier an. 

Fuhrpark ausstatten: die richtige Wahl des Dienstwagens

In welchen Fahrzeugen die Mitarbeiter eines Unternehmens unterwegs sind, kann einen großen Einfluss auf die externe Wahrnehmung haben. Kommt der Geschäftsführer eines Herstellers von Luxusgütern in einem ungepflegten Kleinwagen beim Kunden vorgefahren, könnte das ebenso für Verwunderung sorgen, wie wenn der Vertreter einer Umweltorganisation in einem wuchtigen SUV um die Ecke kommt. Durch die entsprechenden Car Policy regeln Unternehmen, welche Berufsgruppen welche Fahrzeuge fahren. So auch interne Diskussionen zwischen den Mitarbeitern vermieden und strategische Ziele wie Fahrzeugkosten und CO2-Ausstoß können eingehalten werden.

Im deutschen Straßenverkehr sind vor allem Autos mit Verbrennungsmotor unterwegs. Fahrzeuge mit Elektroantrieb stellen zunehmend eine Alternative dar. Zumindest in der breiten Bevölkerung stoßen sie auf großes Interesse, auch wenn sich die Absatzzahlen – aufgrund hoher Preise und Reichweitenängste – noch in sehr engem Rahmen halten. In Unternehmensflotten finden sich zunehmend Anwendungsbeispiel, zum Beispiel als Poolfahrzeuge. Durch eine hohe Kilometerleistung relativieren sich die Anschaffungskosten durch niedrigere Betriebskosten.

Fuhrpark managen: Tools und Software als Alternative zu Excel

Fahrzeuge sind nicht nur kapitalintensiv, die Anforderungen an den Fuhrpark und die Unternehmensmobilität steigen und damit auch an den Flottenmanager. Um Abläufe zu vereinfachen und Einsparpotenziale zu erkennen, lässt sich der Fuhrpark kaum noch per Excel steuern. Je mehr Firmenfahrzeuge vorhanden sind, desto wichtiger wird die Entlastung von Routineaufgaben und die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Termine. Auch bei der Fuhrparkverwaltung haben Daten und ihre Auswertung eine zunehmend große Bedeutung.  Vom Import von Tankdaten und Leasingabrechnungen bis zum Einsatz-Szenarien mit Telematik und GPS lassen sich Zeit und Geld sparen.

Wer darf was: rechtliche Fragen und Halterhaftung für Fuhrparkbetreiber

Ein zentrales Thema des Fuhrparkmanagements ist die Halterhaftung. Diese liegt zunächst einmal bei der Unternehmensführung. Die Geschäftsführung kann die Haftung auf den Fuhrparkmanager übertragen. Bei der Delegation ist darauf zu achten, dass der Manager fachlich für diese Aufgabe geeignet ist. Ist er es nicht, liegt eine unwirksame Delegation vor und die Unternehmensführung ist weiterhin in der Halterverantwortung.

Zu den weiteren Pflichten eines Fuhrparkbetreibers gehört selbstverständlich die Führerscheinkontrolle sämtlicher Fahrer. Das gilt nicht nur bei Mitarbeitern mit einem eigenen Dienstfahrzeug, sondern auch für sämtliche Angestellte, die einen Zugang zu Poolfahrzeugen haben.

Außerdem muss das Unternehmen auch die Arbeitszeitregelung beachten. Unter Umständen gilt die Fahrt mit dem Dienstfahrzeug als Arbeitszeit. Ob dies so ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, wie der Frage, ob für die Reise auch ein öffentliches Verkehrsmittel hätte gewählt werden können. Für das Festhalten von Arbeitszeit oder auch privater Fahrten sollten die Fahrer auch ein Fahrtenbuch führen, um nicht nach der 1%-Regelung besteuert zu werden.

Egal ob interne oder externe Fuhrparkverwaltung – unterstützt werden zahlreiche Fuhrparkmanager heute von digitalen Tools, für die natürlich auch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt. Hier ist besonders auf die ordnungsgemäße Speicherung und Nutzung der persönlichen Daten der Fahrer zu achten.